Quatro ferramentas necessárias para o gerenciamento remoto de projetos

Para muitos de nós, estar fora do escritório significa estar fora da nossa zona de conforto, mas, como ocorreu ao longo da nossa evolução, precisamos nos adaptar. A colaboração entre membros da equipe em diferentes cidades ou países será a nova norma, uma vez que o conceito tradicional de como, quando e onde trabalhamos foi alterado para sempre.

Durante tempos de disrupção, como a COVID-19, muitos setores pararam, mas, se olharmos para áreas como a de mídia e comunicações, o trabalho nunca foi tão importante para manter o público atualizado com informações confiáveis. Jornalistas e especialistas em comunicação foram encarregados de criar publicações e campanhas trabalhando remotamente e rapidamente, tornou-se evidente a importância da tecnologia e da colaboração para agilizar processos e tornar as operações mais enxutas.

Segundo o relatório Pulso da Profissão, da PMI, comunicação eficaz é o fator de sucesso mais importante no ciclo de vida do gerenciamento de projetos. Eles relatam que, em média, um em cada cinco projetos falham devido à falta de comunicação entre o gerente do projeto, os membros da equipe e as partes interessadas.

Equipes e tecnologia

Quando encontros de grupo na sala de reuniões dois para sessões de brainstorming ou para acompanhar o progresso não são mais possíveis, as empresas devem utilizar as ferramentas que estão à disposição. As necessidades de cada equipe são únicas, mas agora existe uma grande variedade de recursos disponíveis para projetos de todos os formatos e tamanhos.

Aqui, destacamos aplicativos que podem melhorar ambientes sem papel e que naturalmente se adaptam bem ao gerenciamento remoto de projetos, ajudando a aumentar a eficiência, a produtividade e a mobilidade:

1. Aplicativos de lista de tarefas permitem reorganizar tarefas facilmente à medida que as prioridades mudam, e atribuir tarefas a outras pessoas, recebendo alertas quando estiverem concluídas. Com um aplicativo de lista de tarefas, você também recebe lembretes das próximas datas de vencimento e os arquivos podem ser carregados e compartilhados. Existe total transparência, permitindo aos gestores acompanhar o progresso, destacar gargalos e resolver áreas problemáticas. Para projetos, a capacidade de ver relatórios de progresso em tempo real é inestimável. Exemplos populares desse tipo de aplicativo incluem Asana e Trello.
2. Aplicativos de digitalização são usados para transformar documentos importantes de papel em arquivos digitais. Ao contrário da forma tradicional de impressão e envio de documentos urgentes por meio dos serviços postais, os documentos agora podem ser enviados por e-mail num instante para serem preenchidos e assinados. Isso não apenas melhora os tempos de resposta, mas também aumenta a segurança.
3. Ferramentas de assinatura eletrônica permitem  assinar documentos sem imprimi-los. Hoje em dia, é possível assinar a maioria dos documentos digitalmente. Para fazer isso, você precisa de um aplicativo que permita criar uma assinatura digital e aplicá-la aos arquivos. Isto permite que contratos ou documentos legais sejam assinados remota e rapidamente, poupando o tempo de postagem, algo que pode levar um tempo considerável quando os serviços de entrega estão sob pressão crescente.
4. Ferramentas de compartilhamento de documentos são uma forma alternativa de enviar documentos digitais usando algum outro serviço baseado em nuvem. São particularmente úteis para o envio de arquivos grandes demais por e-mail. A capacidade de compartilhar rapidamente com outros membros da equipe é essencial ao trabalhar remotamente em um projeto importante. Dropbox e Google Drive são dois excelentes exemplos dessa plataforma.

Além das plataformas mencionadas acima, também temos ferramentas de comunicação vitais, como as chamadas de Zoom e Skype, que nos permitem ter contato virtual cara a cara regularmente com os membros da equipe. Isso foi identificado como uma parte crucial do trabalho remoto, a fim de manter o contato humano e os laços da equipe. Bate-papos em grupo por meio de aplicativos como Microsoft Teams permitem-nos resolver dúvidas em segundos, bem como fornecer atualizações regulares às partes relevantes. Para projetos remotos, estas ferramentas de comunicação podem, simplesmente, ser a diferença entre o sucesso e o fracasso.

Trabalhando juntos

Não há dúvidas de que o sucesso dos projetos remotos e do trabalho remoto como um todo dependerá fortemente da comunicação. Na era digital, as empresas enfrentam o desafio de aproveitar as novas tecnologias e, ao mesmo tempo, aproximar os colaboradores e superar as distâncias físicas. Isso separará os disruptores daqueles que eventualmente ficarão para trás.

As empresas que desenvolverem uma abordagem integral e sustentável ao trabalho remoto resistirão ao teste do tempo. Nesta época em que a resistência a mudanças e às novas formas de trabalhar ainda é um problema considerável, aqueles que criarem uma cultura de funcionários trabalhando em conjunto com a tecnologia produzirão as maiores recompensas.