O desenvolvimento do ECM ao longo do tempo

O sistema de ECM tem melhorado continuamente ao longo dos anos, mantendo as características-chave do modelo básico de um conjunto complexo de tecnologias baseado nas premissas comerciais que a tornaram um sucesso. Às vezes, os empresários se sentiram sobrecarregados pelo número de características técnicas, especialmente porque as organizações tiveram que incorporar mais de um sistema de ECM, e até mesmo um por departamento. O agrupamento de várias camadas de software em um único local provou ser um desafio para os departamentos de TI. 

Isso ajuda a explicar a rápida transição para plataformas na nuvem que estamos observando atualmente. Cada vez mais empresas estão escolhendo serviços na nuvem ou opções híbridas, para ajudá-las a lidar com grandes volumes de dados usando o método mais simples e econômico, como mostra um estudo da AIIM. No entanto, os modelos híbridos trazem riscos, como o local de armazenamento das informações, a depreciação dos investimentos em produtos de hardware no local e a própria transição, que, se for feita de forma rápida, pode resultar em altos custos e complicações, principalmente se a infraestrutura ainda não estiver pronta para a mudança.

A tecnologia na nuvem é o futuro

Os problemas inerentes aos sistemas de ECM levaram a Gartner a considerar como a tecnologia poderia se mover para a nuvem na era digital. A empresa de pesquisa apresentou um novo conceito de Serviços de Conteúdo, que seria habilitado para a nuvem, flexível e dinâmico. Em vez de aceitar um sistema independente, as empresas projetariam suas próprias versões sob medida.

A terminologia é menos importante do que a constatação que o ambiente de negócios está mudando e que as empresas estão tendo cada vez mais dificuldade para gerenciar este volume de conteúdo e dados a partir de uma abundância de dispositivos na era da transformação digital. A pesquisa apoia a opinião da Gartner de que o sistema de ECM baseado em instalações está sendo substituído em certa medida.

Uma pesquisa com 231 empresas realizada pela AIIM no início deste ano demonstrou altos níveis de desejo de mudança no gerenciamento de conteúdo. Apenas 15% dos entrevistados disseram que pretendiam avançar para uma solução local, enquanto um terço deles escolheu uma solução baseada na nuvem, e outros 51% estavam desenvolvendo uma solução híbrida, combinando o gerenciamento local de conteúdo com serviços na nuvem. A abordagem híbrida é compreensível quando se considera quanto dinheiro foi gasto ao longo dos anos em soluções legadas. CMSs híbridos podem ser uma solução temporária eficaz, enquanto mais serviços de conteúdo se deslocam para a nuvem. O crescente entusiasmo pelo gerenciamento de conteúdo baseado na nuvem levou a organização de pesquisa MarketsandMarkets a prever que o tamanho do mercado de Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM) baseado na nuvem cresceria de US$ 9,77 bilhões em 2017 para US$ 34,42 bilhões até 2022.

Serviços na nuvem apresentam várias vantagens valiosas

Uma das ideias que motivaram a implementação de sistemas de ECMS legados foi colocar o conteúdo on-line, onde ele pudesse ser acessado mais facilmente do que no papel. Mas, com a nuvem, o conteúdo está ainda mais disponível. Trabalhadores em locais remotos, inclusive em diferentes fusos horários, podem colaborar facilmente acessando documentos na nuvem em qualquer lugar do mundo, a partir de vários dispositivos.

Além disso, a nuvem pode oferecer uma escala muito maior, e o armazenamento adicional está disponível sempre que uma empresa precisa expandir.

A Armedia argumenta que, ao contrário de ECM interno, “os provedores de nuvens frequentemente oferecem melhores SLAs sobre segurança, disponibilidade e desempenho”. Esse nível mais alto de proteção para informações confidenciais e de segurança é absolutamente vital em um momento em que a segurança dos dados continua enfrentando um exame minucioso.

Liberar as empresas para alcançar mais

Ao estabelecer seu gerenciamento de conteúdo na nuvem, os orçamentos são liberados das restrições de pesados investimentos em hardware de tecnologia no local. O departamento de TI gasta menos dinheiro com os custos iniciais de ECM e não precisa perder tempo com manutenção. Como resultado, os profissionais de TI podem se concentrar em fazer um trabalho mais inovador para modernizar a experiência do usuário, como o desenvolvimento de interfaces de usuário personalizadas e novos aplicativos.

TI não é o único departamento a se beneficiar do armazenamento baseado na nuvem. A nuvem facilita a automatização das tecnologias necessárias para contas a pagar, gestão de contratos, gestão de correspondência e processamento de faturas. O gerenciamento de conteúdo na nuvem permite que tudo, desde inventários até contratos de serviço, seja coletado em um único lugar e compartilhado com os funcionários autorizados. Ele facilita a comunicação entre vários departamentos da empresa, tais como jurídico, recursos humanos e financeiro.

A nuvem é a mais recente inovação

Já existem alguns exemplos inovadores de serviços de conteúdo baseados na nuvem, que entusiasmam os usuários com a capacidade de tirar proveito da flexibilidade dos serviços. Em vez de comprar sistemas prontos para uso, que são simplesmente projetados para gerenciar conteúdo, eles podem integrar mais facilmente o gerenciamento de conteúdo e os processos comerciais. A IBM disse que muitas organizações estão combinando na nuvem conteúdo e funções de processo e colaboração, que antes eram separados.

Algumas empresas também acreditam que o próximo passo para o desenvolvimento da tecnologia na nuvem será o uso da robótica e da IA para obter percepções comerciais úteis a partir do conteúdo armazenado, como o fariam a partir do big data.

Enquanto isso, a nuvem continuará a ganhar força como solução extremamente vantajosa para os problemas tradicionais do gerenciamento de conteúdo.