Cinco problemas comuns de fluxo de trabalho e sua resolução

Você se sente obstaculizado no trabalho? Os processos e procedimentos ineficientes estão diminuindo sua velocidade?

Você não está sozinho. Conforme as exigências do local de trabalho aumentam, muitos de nós nos sentimos como a Rainha Vermelha, de Lewis Carroll, correndo o mais rápido possível sem sair do lugar.

Grande parte da agitação é desnecessária, causada por procedimentos caros e tecnologia de escritório ultrapassada. Embora a atualização tenha um custo, ela não acontece. Uma pesquisa da IDC descobriu que empresas perdem entre 20% e 30% de suas receitas por ano como consequência de ineficiências.

De acordo com estudos da Deloitte, muitas vezes os funcionários que se sentem sufocados se desviam do processo padrão. Em algumas ocasiões, as soluções são bem-sucedidas, mas os resultados podem não atender os padrões de segurança das empresas. Além disso, reconfigurar os sistemas exige tempo e energia, que poderiam ser melhor gastos na resolução de problemas comerciais.

Felizmente, alguns dos problemas mais comuns de fluxo de trabalho possuem soluções simples. Aqui estão cinco soluções que você pode abordar imediatamente:

1. Sistemas que não "falam" uns com os outros

Um estudo da IDC descobriu que mais de 80% dos líderes empresariais contam com sistemas e aplicativos não articulados com outros sistemas internos ou de parceiros externos. Como resultado, o rastreamento de documentos se torna impossível, o controle de versões é um pesadelo e os funcionários perdem tempo copiando, colando ou reescrevendo informações.

Solução: criar um sistema para a gestão de documentos com processos padronizados. Certifique-se de que ele incorpora software que permitirá rastrear documentos. O estudo da IDC assinala que as empresas que resolveram seu problema de "desconexão de documentos" incrementaram sua receita em 36% e reduziram os custos em 30%.

2. Equipes remotas e dificuldades de colaboração

De acordo com a Gallup, o trabalhador médio atualmente faz trabalho remoto dois dias por mês. Antes da pandemia do coronavírus, muitos líderes empresariais haviam previsto que metade de sua força de trabalho seria remota até 2020. Desde então, este número aumentou drasticamente. A contratação de funcionários e empreiteiros de grande porte dá à sua empresa acesso a talentos, mas também dificulta o compartilhamento das informações.

Solução: realizar reuniões remotas por meio de videoconferência. Utilizar software colaborativo que permita às equipes trabalhar em documentos simultaneamente, tanto durante a videoconferência quanto depois. Usar a impressora multifuncional (MFP) para carregar documentos, planilhas e gráficos em pastas on-line, onde as equipes podem acessá-los a qualquer momento.

3. Reuniões intermináveis

Um estudo da Atlassian descobriu que quase metade das reuniões são consideradas perda de tempo e que os funcionários passam 31 horas mensais improdutivas participando nelas. Quarenta e cinco por cento dos funcionários se sentem sobrecarregados com as reuniões às quais são obrigados a participar e quase metade diz ser esse o maior desperdiçador de tempo do escritório. Como demonstra o estudo, as reuniões desnecessárias custam às empresas americanas US$ 37 bilhões por ano em custos salariais.

Solução: pegar uma página da comunidade de inteligência, que classifica as informações em uma base de "necessidade de conhecimento". Limitar os participantes àqueles que são chaves para o assunto discutido. Falar com os principais tomadores de decisão com antecedência para economizar tempo e considerar reuniões diárias ou dias livres de reuniões.

Você também pode economizar tempo e dinheiro na elaboração de reuniões simplificando pacotes de documentos que consomem tempo. Se seu escritório conta com uma impressora multifuncional moderna, é provável que possa apertar um botão para se conectar com sistemas de armazenamento baseados na nuvem, como Google Drive ou Evernote. Enviar documentos e planilhas aos participantes com antecedência. Isso lhe permitirá chegar mais bem preparado e poder encurtar a reunião ou torná-la mais produtiva, ou ambos.

4. Processos de faturamento longos

As notas fiscais exigem camadas de aprovações e os sistemas baseados em papel tornam o processo pantanoso. Os funcionários perdem tempo procurando documentos e ninguém sabe em que estágio do processo eles se encontram, frustrando os fornecedores.

Solução: digitalizar as notas fiscais em sua impressora multifuncional apertando um botão, enviando-as diretamente ao departamento financeiro para revisão e aprovação por meio de um sistema digitalizado. Não sabe como fazer isso? Entre em contato com o fabricante ou revendedor autorizado onde alugou ou comprou a impressora multifuncional.

Seus representantes poderão mostrar como utilizar este e outros recursos avançados que tornarão seu processo mais eficiente. Ao utilizar o sistema digitalizado, você conseguirá acompanhar o progresso e evitará que os contadores percam tempo com formulários. Você também eliminará os erros que ocorrem com o processamento manual. Com o tempo, um sistema digitalizado revelará tendências de despesas e ineficiências, oferecendo insights sobre como melhorar seus processos comerciais.

5. Ser incapaz de localizar informações quando você precisa delas

Você sabe que a estatística necessária para sua apresentação em PowerPoint está em algum lugar em seu e-mail ou talvez em uma pasta compartilhada. Mas qual delas? Você precisa disso agora e chama a equipe de TI para solicitar ajuda, mas eles estão muito ocupados para responder.

Solução: para evitar esse problema, crie destinos de digitalização personalizados em sua impressora multifuncional. Você pode fazer isso sem a ajuda do departamento de TI. Envie materiais para onde você precisa deles; talvez para seu smartphone, para poder acessá-los em qualquer lugar.

Você também pode utilizar seu telefone para tirar fotos, digitalizar códigos de barras e transferir arquivos para armazenamento compartilhado, para que outros possam acessá-los. O tempo é precioso demais para desperdiçá-lo em fluxos de trabalho desorganizados no escritório. Certifique-se de que seus sistemas de escritório estejam atualizados e instrua os funcionários a utilizá-los. E lembre-se de que qualquer boa empresa de tecnologia de escritório terá representantes à disposição para oferecer assistência e treinamento, conforme necessário, para otimizar sua eficiência.

Quando você está ciente dos recursos disponíveis, é surpreendentemente fácil fazer mudanças que incrementarão sua produtividade e melhorarão seus resultados.