A mobilidade da empresa cresce, mas a impressão permanece essencial

A gestão da mobilidade empresarial (EMM) está levando as empresas um passo mais perto do escritório sem fronteiras. Mas muitas organizações não se preocupam o suficiente em criar uma solução de impressão de mobilidade fácil de usar, que permita aos funcionários imprimir documentos a qualquer hora e em qualquer lugar. Isso é relativamente simples, uma vez que as empresas entendam integralmente o processo.

A solução de impressão com mobilidade correta se integra aos sistemas EMM existentes, economizando custos e mantendo a segurança e a eficiência comercial. A impressão móvel é uma questão importante no mundo digital que está em rápida evolução.

Pode existir uma tendência para que as organizações se aproximem do conceito de escritório sem papel, mas é incomum que elas parem de imprimir por completo. Apesar de importantes inovações, como DocuSign, há uma série de instâncias nas quais a impressão ainda é a opção preferida. Para obter o máximo das soluções de mobilidade empresarial, as empresas precisam garantir que os trabalhadores móveis recebam os mesmos privilégios que os funcionários de escritório. Parte disso é permitir a impressão de documentos importantes quando e onde eles quiserem, empregando dispositivos móveis.

Mesmo em movimento, uma tendência cada vez mais popular em vários setores e funções, os profissionais precisam ser capazes de imprimir. Garantir que eles possam fazer isso de forma eficaz e segura, sem complicações desnecessárias, é parte fundamental para alcançar a mobilidade comercial de qualquer empresa que busque otimizar a maneira de trabalhar.

Trabalho em movimento

A gestão da mobilidade empresarial é um requisito prévio para uma organização moderna. Hoje, a maioria dos trabalhadores de escritório realiza uma parte significativa de seu trabalho em dispositivos móveis, longe de seus escritórios, ou trabalham remotamente com regularidade.

Há uma vontade crescente de trabalhar em movimento com qualquer dispositivo que esteja ao alcance da mão. Smartphones, tablets e outros dispositivos portáteis facilitam uma resposta rápida às necessidades dos clientes. Em teoria, descartar limites geográficos leva à redução de custos e ao incremento da produtividade. Deve também satisfazer os clientes, especialmente em negócios como bancos, seguros e saúde, em que a rapidez do serviço é um dos maiores diferenciais.

Mas uma estratégia de mobilidade empresarial não é completa sem uma tática de impressão móvel cuidadosamente considerada. Se as pessoas podem imprimir documentos de maneira remota a partir de qualquer dispositivo, isso incrementa sua flexibilidade, mas muitas empresas empregam métodos antigos e potencialmente perigosos. Por exemplo, uma prática comum é permitir que dispositivos móveis localizados na mesma rede que os computadores do escritório da organização imprimam sem restrições.

Mas não contar com restrições, com nenhuma análise e nenhuma regra para dispositivos móveis, é uma receita para o desastre. Em primeiro lugar, os dispositivos entram na mesma rede que os computadores que devem processar dados sensíveis da empresa. Além disso, dar a todos acesso a tudo nos dispositivos móveis causa tanta confusão que os departamentos de TI são sobrecarregados com dúvidas.

As ferramentas de gerenciamento de impressão são essenciais

Os usuários de dispositivos móveis exigem acesso aos tipos de ferramentas de gerenciamento de impressão que determinam os privilégios de acesso para usuários de escritório. Para uma gestão segura, o melhor método é integrar os dispositivos móveis em uma solução EMM existente, como MobileIron ou XenMobile.

Há várias tecnologias que podem realizar o processo de integração, incluindo a impressão móvel ThinPrint. Um dispositivo móvel recebe um perfil que detalha quais impressoras pode utilizar. Uma vez enviados a partir de um dispositivo do usuário, os trabalhos de impressão móvel podem ser criptografados e armazenados no sistema. O método mais conveniente de recuperação é o uso de um código QR do dispositivo móvel, mas um crachá ou um PIN também funcionam perfeitamente.

Para proteger ainda mais os dispositivos, é uma boa ideia evitar que os trabalhos de impressão móvel passem pela nuvem pública. Usando nuvens privadas e centros de dados tradicionais, é possível configurar o hardware, o armazenamento de dados e a rede para impedir que hóspedes indesejados acessem a rede. O uso da solução EMM por cima de um data center tradicional, ou de uma nuvem privada, cria o mais alto nível de segurança.

Existem soluções de baixo custo

Estas soluções não devem ser caras. Não há necessidade de investir em impressoras móveis, porque a impressão móvel pode ser entregue à frota existente de impressoras. Quando os sistemas EMM de uma empresa são usados, não há necessidade de atualizar roteadores ou redes. O sistema é configurado para suportar uma gama completa de desktops, laptops e dispositivos móveis.

Os custos também podem ser mantidos baixos, tornando o sistema suficientemente simples para que os usuários possam se encarregar de seu próprio acesso à impressora. A maioria dos usuários de dispositivos móveis é bastante experiente em tecnologia quando se trata de entender novos aplicativos. A parte orientada ao usuário consiste em uma integração no diálogo de impressão fornecido pelo iOS, ou Android, e em um aplicativo para conectar várias impressoras na rede.

Evitar o desperdício de tempo com ligações para o help desk de TI deve ser uma prioridade para todas as empresas. Com uma solução bem projetada, o departamento de TI definiria os privilégios de acesso e os usuários fariam o resto.

Existem opções seguras e fáceis de usar

As soluções de mobilidade comercial visam aumentar a eficiência, acelerando os tempos de resposta. Também se trata de reduzir  custos. Dispositivos móveis são mais acessíveis que os computadores desktop ou laptops.

Por isso, a maioria das organizações prefere que seus funcionários os utilizem. Os iPads evoluíram e a tecnologia de tela dividida agora está disponível, tornando-os adequados para uma gama mais ampla de trabalhos. Embora eles nunca sejam usados para tudo, a tendência é clara.

Enquanto isso, a impressão continua a ser importante para a maioria das organizações, apesar da mudança para escritórios sem papel. Ninguém sabe o que acontecerá em duas décadas, mas, por enquanto, permitir que os dispositivos móveis imprimam de forma segura e amigável faz parte do estabelecimento da melhor solução de mobilidade comercial possível.