A importância da tecnologia na comunicação remota

A necessidade imediata de incrementar a mobilidade das empresas estará sustentada pela comunicação e será impulsionada pela tecnologia.

A maneira como trabalhamos sofreu modificações fundamentais. O conceito tradicional de horários fixos em um posto de trabalho fixo foi desafiado em sua essência, à medida que as tecnologias emergentes continuam a oferecer às empresas de todos os tamanhos uma plataforma para se tornarem mais robustas e ágeis, menos reativas e mais proativas características que se tornaram um pré-requisito em uma época em que a globalização continua a ditar a forma como os mercados funcionam.

Alguns setores são mais propícios do que outros ao trabalho remoto, mas o sucesso deste fenômeno será em grande parte marcado por um fator comum, independentemente da forma ou do tamanho da empresa: a comunicação. Uma empresa pode ter produtos ou serviços maravilhosamente inovadores, mas, sem um sistema de comunicação bem coordenado e fluido em todos os níveis, o trabalho remoto falhará antes mesmo de ter a oportunidade de começar.

Considerando o fato de que, segundo a Fortune, as vagas de emprego remoto aumentaram 270% desde 2017, antes da pandemia de COVID-19, esse é um fenômeno que veio para ficar e que precisa ser adotado como parte do dia a dia dos negócios, não apenas em tempos de emergência.

Novas plataformas, novas comunicações

No ambiente de escritório, a comunicação sempre foi amplamente reconhecida como um ingrediente fundamental para o sucesso organizacional. No entanto, ainda existem problemas nessa área, muitas vezes causados por prazos e cargas de trabalho, e os problemas surgem rapidamente. De acordo com um relatório da CMS Wire, estudos mostraram que a comunicação ineficaz no local de trabalho pode custar às empresas uma média de US$ 420.000 por ano.

Imagine, então, a complexidade de garantir que sua equipe se comunique de forma eficaz ao trabalhar em vários locais, onde as interações presenciais não fazem mais parte do dia de trabalho. À primeira vista parece uma tarefa difícil, mas a tecnologia está aqui para fazer o trabalho pesado, oferecendo várias formas de criar canais de comunicação envolventes e fáceis de usar.

Em tempos como estes, empresas com múltiplas equipes e funcionários espalhados por vários locais precisam mais do que nunca de uma comunicação eficaz e eficiente. O número de ferramentas à disposição das empresas na era digital é vasto, desde videochamadas em grupo e bate papos instantâneos até webinars on-line.

Um toque humano

Ao trabalhar remotamente, é extremamente importante o contato presencial com os colegas para manter a sensação de fazer parte de uma equipe e, ao mesmo tempo, garantir que alguns membros não comecem a se sentir isolados. Além disso, a Gallup relata que os comportamentos de unidades de negócios altamente engajadas resultam em lucratividade 21% maior.

As videochamadas agendadas com horário de início e término definidos impõem aos participantes a responsabilidade de se comunicar de maneira clara e sucinta, para entregar mensagens importantes de uma forma que possam ser facilmente compreendidas. Uma chamada com um e-mail de resumo deve ser suficiente para que a grande maioria do trabalho seja concluída conforme necessário, quando necessário.

No entanto, o conceito de trabalho remoto generalizado ainda é novo para muitas organizações, e comportamentos e processos profundamente enraizados não são fáceis de desenraizar ou alterar. É necessária uma mudança de cultura. O Harvard Business Review detalha como as equipes remotas precisam criar novas normas que estabeleçam clareza na comunicação: “Empresas como a Merck criaram siglas para suas comunicações digitais como ‘Resposta em quatro horas (4HR)’ e ‘Não há necessidade de responder (NNTR)’, que agregam previsibilidade e certeza às conversas virtuais”.

A mistura de tecnologia torna a comunicação variada, divertida e interativa. Aplicativos de lista de tarefas, como Asana e Trello, permitem que a equipe planeje cargas de trabalho individuais e projetos em grupo, compartimentando tarefas de maneira fácil. Essas tarefas podem ser atribuídas a determinados membros da equipe e proporcionam total transparência, permitindo que os gerentes acompanhem o progresso, destaquem gargalos e resolvam áreas problemáticas.

Essas tecnologias incentivam a comunicação de uma forma mais clara e eficiente, à medida que percebemos a importância de transmitir mensagens claras nas nossas chamadas de Zoom ou em bate-papos da equipe. As ferramentas existem para nos tornar mais eficientes, mais produtivos e mais felizes no trabalho.

O futuro da comunicação

A forma como nos comunicamos mudou drasticamente na era
digital e continua evoluindo a uma velocidade de tirar o fôlego. Os seminários virtuais podem conectar líderes de todo o mundo, reduzindo a necessidade de reuniões físicas e viagens de negócios; mensagens instantâneas podem resolver dúvidas de colegas em segundos; e novos aplicativos nos ajudam a planejar e organizar o trabalho e a reduzir o volume de e-mails desnecessários.

Na era digital, as empresas precisam ser muito mais flexíveis em cada parte de seus negócios. O trabalho remoto dá aos funcionários a liberdade e a autonomia que desejam para atingir seu potencial e, ao mesmo tempo, alcançar um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional. A Forbes informa que "89% dos trabalhadores de empresas que apoiam iniciativas de bem-estar são mais propensos a recomendar a empresa como um bom lugar para trabalhar.”

A comunicação eficaz é a base do sucesso organizacional, e os novos hábitos adquiridos no trabalho remoto podem trazer enormes benefícios. No entanto, para que o trabalho remoto se torne um ponto forte organizacional, e não apenas uma solução em momentos de necessidade, a comunicação e o papel da tecnologia precisam se tornar uma área-chave de foco. Caso contrário, muito pouco mudará.